Công bố liên quan đến thông tin cá nhân

Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân Công bố liên quan đến thông tin cá nhân Hướng dẫn về tính minh bạch trong mối quan hệ với các cơ sở y tế, v.v. Chính sách bảo mật thông tin

Về việc xử lý thông tin cá nhân

Mục đích sử dụng thông tin cá nhân

  • Đối với thông tin cá nhân được thu thập trực tiếp bằng văn bản từ chính chủ (bao gồm thông qua website, email, v.v.) trước khi thu thập, chúng tôi sẽ thông báo rõ ràng bằng văn bản cho chính chủ về mục đích sử dụng.
  • Mục đích sử dụng thông tin cá nhân được thu thập bằng các phương thức khác ngoài hình thức trên

  • Thông tin khách hàng

    Trường hợp nhận được qua các cuộc gọi điện thoại hoặc hình thức liên hệ tương tự

    Để trả lời các yêu cầu liên hệ/ Để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của công ty

  • Thông tin khách hàng

    Trường hợp được giới thiệu từ đối tác kinh doanh hoặc bên thứ ba

    Để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của công ty

  • Thông tin của người phụ trách phía đối tác giao dịch

    Để xác nhận nội dung đơn đặt hàng
    (bản ghi liên lạc,v.v.)

  • Thông tin cá nhân được khách hàng ủy thác trong quá trình thực hiện hợp đồng

    Để thực hiện đúng và đầy đủ các nghiệp vụ phát triển, triển khai và bảo trì hệ thống y tế theo ủy thác (dữ liệu bệnh nhân, dữ liệu xét nghiệm, dữ liệu hình ảnh y tế, v.v.)

Thông báo về dữ liệu cá nhân do công ty lưu giữ

Đối với dữ liệu cá nhân hoặc hồ sơ cung cấp của bên thứ ba do công ty lưu giữ, khi chính chủ hoặc người đại diện hợp pháp yêu cầu thông báo, công khai mục đích sử dụng, chỉnh sửa, bổ sung hoặc xóa nội dung; đình chỉ sử dụng; xóa dữ liệu và ngừng cung cấp cho bên thứ 3 (sau đây gọi là “yêu cầu công khai,v.v.”), chúng tôi sẽ xử lý theo quy định dưới đây.

A） Tên doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện

Công ty Cổ phần Excel Creates
Tổng Giám đốc: Makoto Tanada
Địa chỉ: Tầng 5, Tòa nhà Sakaisuji Best Building
1-16-13 Minami-Senba, Chuo-ku, Osaka

B） Người quản lý bảo vệ thông tin cá nhân

  • Tên người quản lý: Naomi Tan
  • Bộ phận: Quản lý
  • Liên hệ: 06-6121-2130

C） Mục đích sử dụng của toàn bộ dữ liệu cá nhân đang được lưu giữ

  • Thông tin khách hàng cá nhân

    Nhằm giới thiệu các dịch vụ của công ty chúng tôi / Nhằm phản hồi và xử lý các yêu cầu, thắc mắc.

  • Thông tin nhân viên công ty

    Nhằm quản lý nhân sự, quản lý công việc, quản lý sức khỏe và quản lý an ninh đối với nhân viên.

  • Thông tin về các ứng viên ứng tuyển tại công ty chúng tôi

    Nhằm liên hệ với ứng viên tuyển dụng và quản lý hoạt động tuyển dụng của công ty.

  • Thông tin cá nhân đặc biệt

    Được sử dụng cho các mục đích sử dụng được quy định trong Luật Số.

D） Nơi tiếp nhận khiếu nại liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân đang được lưu giữ

  • Bộ phận tiếp nhận thắc mắc về thông tin cá nhân - Công ty Cổ phần Excel Creates
  • Địa chỉ: Tầng 5, Tòa nhà Sakaisuji Best Building, 1-16-13 Minamisemba, Chuo-ku, Osaka
  • TEL: +81-6-6121-2130 
    Fax: +81-6-4964-1133

E） Tổ chức bảo vệ thông tin cá nhân được chứng nhận

  • Tên tổ chức bảo vệ thông tin cá nhân được công nhận: Hiệp hội Xúc tiến Xã hội Kinh tế & Thông tin Nhật Bản
  • Nơi tiếp nhận yêu cầu giải quyết khiếu nại: Phòng tư vấn khiếu nại về bảo vệ thông tin cá nhân
  • Địa chỉ:Tòa nhà Roppongi First, 1-9-9 Roppongi, Minato-ku, Tokyo 106-0032
  • TEL: 03-5860-7565 0120-700-779
    【＊Đây không phải là nơi tiếp nhận các câu hỏi liên quan đến sản phẩm/dịch vụ của công ty】

F） Thủ tục yêu cầu công bố, chỉnh sửa… đối với dữ liệu cá nhân đang lưu trữ hoặc hồ sơ cung cấp cho bên thứ ba

1） Nơi tiếp nhận yêu cầu (công bố thông tin,v.v)

Vui lòng gửi yêu cầu (công bố thông tin,v.v) đến Bộ phận phụ trách liên hệ về thông tin cá nhân nêu trên.

Nếu muốn thực hiện thủ tục bằng phương thức điện tử, vui lòng thông báo rõ. Về nguyên tắc, chúng tôi sẽ xử lý theo mong muốn của quý vị.

2） Quy trình thực hiện yêu cầu (công bố thông tin,v.v)

  1. Sau khi tiếp nhận yêu cầu, công ty sẽ gửi qua đường bưu điện mẫu đơn quy định “Đơn yêu cầu công bố dữ liệu cá nhân đang lưu trữ.
  2. Vui lòng gửi lại: Đơn yêu cầu theo mẫu đã điền đầy đủ; Giấy tờ xác nhận tư cách đại diện (trường hợp yêu cầu thông qua người đại diện); Phiếu chuyển tiền bưu điện tương ứng lệ phí (chỉ áp dụng với yêu cầu thông báo mục đích sử dụng hoặc yêu cầu công bố thông tin) đến bộ phận phụ trách liên hệ về thông tin cá nhân.
  3. Sau khi nhận đơn, để xác minh chính chủ, chúng tôi sẽ hỏi khoảng 2 thông tin trong dữ liệu cá nhân đã đăng ký (ví dụ: số điện thoại, ngày sinh,v.v.)
  4. Nội dung phản hồi sẽ được gửi trực tiếp cho người yêu cầu bằng văn bản (thư niêm phong).

3） Trường hợp yêu cầu thông qua người được ủy quyền

Trong trường hợp người yêu cầu công bố thông tin là người được ủy quyền, vui lòng gửi kèm giấy tờ chứng minh tư cách được ủy quyền và giấy tờ xác minh nhân thân của chính người được ủy quyền. Đối với các giấy tờ này, thông tin về nguyên quán (hộ tịch) chỉ để đến cấp tỉnh/thành phố; các thông tin phía sau vui lòng che đen hoặc xử lý tương tự. Ngoài ra, vui lòng gửi giấy tờ không có chứa mã số cá nhân (My Number); nếu có, hãy che đen toàn bộ các chữ số trước khi gửi.

  1. Giấy tờ chứng minh tư cách người được ủy quyền (người đại diện)

    ＜Trường hợp là người đại diện do chính đương sự ủy quyền để thực hiện yêu cầu công bố, v.v.＞


    • Giấy ủy quyền của đương sự (bản gốc)

    ＜Trường hợp người đại diện là người đại diện theo pháp luật của người chưa đến tuổi vị thành niên＞ (nộp bản sao một trong các giấy tờ sau)


    • Bản sao hộ tịch
    • Giấy chứng nhận cư trú có ghi mối quan hệ với đương sự
    • Giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền cấp khác có thể xác nhận quyền đại diện theo pháp luật

    ＜Trường hợp người đại diện là người đại diện theo pháp luật của người được giám hộ trưởng thành＞ (nộp bản sao một trong các giấy tờ sau)


    • Giấy chứng nhận nội dung đăng ký giám hộ (đăng ký hậu giám hộ, v.v.)
    • Giấy tờ công khác có thể xác nhận quyền đại diện theo pháp luật
  2. Giấy tờ xác minh nhân thân của chính người được ủy quyền (người đại diện)
    • Giấy phép lái xe
    • Hộ chiếu
    • Thẻ bảo hiểm y tế
    • Giấy chứng nhận cư trú
    • Thẻ cư trú theo sổ đăng ký cư dân

4） Lệ phí liên quan đến yêu cầu thông báo mục đích sử dụng hoặc yêu cầu cung cấp thông tin

Mỗi lần yêu cầu: 1,000 yên (Vui lòng gửi kèm phiếu chuyển tiền bưu điện cùng với đơn yêu cầu.)

G） Cơ chế xử lý thông tin cá nhân và các biện pháp đang áp dụng

1） Xây dựng chính sách cơ bản

Để đảm bảo việc xử lý dữ liệu cá nhân một cách phù hợp, chúng tôi đã xây dựng “Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân”, trong đó quy định về việc tuân thủ pháp luật, hướng dẫn liên quan, cũng như cửa sổ tiếp nhận câu hỏi và khiếu nại, v.v.

2） Xây dựng quy định liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân

Chúng tôi xây dựng quy định bảo vệ thông tin cá nhân, trong đó quy định rõ phương thức xử lý, người chịu trách nhiệm, người phụ trách và nhiệm vụ của họ ở từng giai đoạn như thu thập, sử dụng, lưu trữ, cung cấp, xóa và tiêu hủy dữ liệu.

3） Biện pháp quản lý an toàn về mặt tổ chức

  1. Bổ nhiệm người chịu trách nhiệm về việc xử lý dữ liệu cá nhân; đồng thời làm rõ phạm vi dữ liệu cá nhân mà từng nhân viên xử lý. Chúng tôi cũng xây dựng hệ thống báo cáo – liên lạc đến người phụ trách khi phát hiện sự việc hoặc dấu hiệu vi phạm pháp luật hay quy định nội bộ về xử lý dữ liệu.
  2. Thực hiện tự kiểm tra định kỳ về tình trạng xử lý dữ liệu cá nhân, đồng thời tiến hành kiểm tra, giám sát bởi các bộ phận khác hoặc bên thứ ba bên ngoài.

4） Biện pháp quản lý an toàn về mặt con người

  1. Tổ chức đào tạo định kỳ cho nhân viên về các điểm cần lưu ý trong việc xử lý dữ liệu cá nhân.
  2. Quy định nghĩa vụ bảo mật liên quan đến dữ liệu cá nhân được ghi rõ trong nội quy lao động.

5） Biện pháp quản lý an toàn về mặt vật lý

  1. Tại khu vực xử lý dữ liệu cá nhân, chúng tôi quản lý việc ra vào của nhân viên và hạn chế thiết bị được mang vào, đồng thời áp dụng các biện pháp ngăn chặn người không có thẩm quyền truy cập dữ liệu cá nhân.
  2. Áp dụng các biện pháp phòng ngừa trộm cắp, thất lạc đối với thiết bị, phương tiện lưu trữ điện tử và tài liệu chứa dữ liệu cá nhân; khi mang các thiết bị, phương tiện lưu trữ này ra ngoài (kể cả di chuyển trong nội bộ cơ sở), chúng tôi thực hiện các biện pháp để dữ liệu cá nhân không thể dễ dàng bị nhận diện.

6） Biện pháp quản lý an toàn về mặt kỹ thuật

  1. Thực hiện kiểm soát truy cập nhằm giới hạn phạm vi nhân sự phụ trách và phạm vi các cơ sở dữ liệu thông tin cá nhân được xử lý.
  2. Áp dụng các cơ chế bảo vệ hệ thống thông tin xử lý dữ liệu cá nhân khỏi truy cập trái phép từ bên ngoài hoặc khỏi phần mềm độc hại.

Nội dung như trên